Saber como organizar a agenda pessoal é crucial para todo profissional que deseja ter maior qualidade e produtividade no trabalho. Assim, se torna possível gerenciar bem as tarefas diárias, ter um maior rendimento e atender melhor os pacientes.

Para tal fim, é preciso conhecer e aplicar algumas dicas de organização. Pequenas mudanças como listar o que atrapalha a produtividade, calcular o tempo de atendimento ao paciente e ter uma agenda atualizada fazem toda a diferença.

Por isso, reunimos abaixo uma série de informações sobre o assunto, trazendo 7 dicas de como organizar a agenda pessoal e impactar positivamente o atendimento ao paciente. Boa leitura!

1. Tenha uma agenda organizada

Primeiramente, é preciso prezar pela organização da agenda profissional. Nela, devem estar os principais compromissos, evitando-se atropelos e esquecimentos que prejudiquem a vida pessoal, o trabalho e os pacientes que serão atendidos.

A agenda pode estar no smartphone, no tablet, ou pode ser a tradicional mesmo, em papel. O importante é reservar um tempo diário, como dez minutos todas as manhãs, para fazer as devidas revisões, anotações e mudanças. Assim, fica fácil mantê-la atualizada.

Muitos profissionais reclamam e julgam não ter tempo para isso, porém, tenha certeza de que os poucos minutos gastos nessa tarefa serão recuperados com grande facilidade no restante do dia. Tudo será feito com qualidade, organização e ótimos resultados serão atingidos.

2. Conheça bem a matriz do tempo

Controlar bem o tempo é outro importante fator, mas, por diversas vezes, deixado em segundo plano. A falta de gestão do tempo implica baixa qualidade de vida, o que pode gerar problemas grandiosos no curto, médio e longo prazo.

Para mudar isso, uma ótima ferramenta é a matriz do tempo. Grosso modo, a ideia é dividir as tarefas diárias em quatro principais categorias. São elas:

  • importantes e urgentes: devem ser feitas imediatamente;
  • importantes e não urgentes: precisam ser programadas e realizadas;
  • não importantes e urgentes: devem ser delegadas;
  • não importantes e não urgentes: devem ser deixadas em segundo plano.

Pela manhã, quando ainda estiver revisando e atualizando sua agenda pessoal, classifique as tarefas do dia nessas quatro principais categorias. Dessa maneira, você saberá o que precisa de atenção prioritariamente e o que pode ser eliminado.

3. Calcule o tempo de atendimento ao paciente

O tempo investido no atendimento de cada paciente é uma métrica fundamental a ser considerada. Assim, será factível evitar atrasos e imprevistos. Além disso, poderá oferecer uma melhor experiência, isonomia no tratamento e uma experiência positivamente marcante. Então, calcule o tempo médio de atendimento ao paciente. Veja a fórmula:

  • tempo médio do atendimento (em minutos) = número de minutos efetivamente trabalhados / número de pacientes atendidos

A ideia não é padronizar o tempo investido, afinal, cada paciente tem necessidades singulares e devem ser tratados assim. Porém, também é preciso ter uma noção de quanto tempo é gasto, para poder se organizar eficazmente no que será feito.

4. Mantenha a mesa de trabalho em ordem

Manter a mesa em ordem não dá muito trabalho e os benefícios são diversos. O primeiro, obviamente, é a imagem de organização transmitida aos pacientes, o que gera credibilidade e pode impactar significativamente a fidelização.

Para manter tudo em ordem (incluindo o próprio consultório), é interessante conhecer o programa 5S, um acrônimo de cinco palavras do japonês:

  1. Seiri (senso de utilização): mantenha apenas o que é útil;
  2. Seiton (senso de organização): deixe tudo no lugar;
  3. Seisou (senso de limpeza): preze pela limpeza do ambiente;
  4. Seiketsu (senso de saúde): mantenha o ambiente saudável;
  5. Shitsuke (autodisciplina): tenha disciplina pessoal para manter a ordem.

Deixar tudo em ordem também influencia a organização pessoal, a produtividade e a qualidade do atendimento. É possível achar as fichas ou anotações desejadas com maior facilidade, bem como manter elevados padrões de qualidade no que está sendo feito.

5. Evite distrações que atrapalham no expediente

Nos dias atuais, há distrações por toda parte. Pode ser o alerta de mensagens no celular ou a chegada de um novo e-mail. Por mais simples que pareçam, podem ser distrações que atrapalham todo o trabalho, a organização e a produtividade.

Uma pesquisa veiculada na Exame mostra que apenas 39% do expediente é produtivo, especialmente, pelas distrações existentes no dia a dia. Então, evite ficar disperso com o smartphone, tablet ou computador — por mais informativos que possam parecer.

Nesse caso, uma ótima dica é estabelecer horários específicos para acessar os e-mails, as redes sociais e se manter devidamente atualizado. Fora desse horário, mantenha o telefone distante e atenda apenas às chamadas de emergência.

6. Mantenha o cadastro atualizado dos pacientes

Quantos pacientes costuma atender por dia? É provável que sejam dezenas. Se lembrar de todos com clareza é quase impossível, por isso, manter um cadastro completo e atualizado dos pacientes é uma necessidade básica.

Ter uma boa variedade de dados dos pacientes ajuda na organização diária, assim como torna o atendimento mais rápido e acertado. Os benefícios não param aí, afinal, os próprios pacientes sentem-se mais importantes e acolhidos ao longo do atendimento.

O cadastro pode ser feito em fichas tradicionais e impressas, porém, o tempo para cadastramento, busca e análise das informações é muito maior. O ideal é contar com modernos sistemas de gestão do atendimento (CRM) com foco na área de saúde.

7. Confirme as consultas com antecedência

Pelos mais diversos motivos, os pacientes não podem ir ao dia agendado para a consulta ou chegam bastantes atrasados. Isso implica uma série de perdas, gerando onerosidade, imprevisibilidade e falta de organização para qualquer profissional.

Uma ótima medida é confirmar as consultas algumas horas antes que ela aconteça. Peça para que alguém ligue para os pacientes, confirme os horários e se poderão comparecer de acordo com o combinado. Logo, os imprevistos serão menores.

Como é possível observar, são diversas as dicas para manter a organização pessoal e garantir uma ótima experiência de atendimento aos pacientes. Tenha uma agenda atualizada, calcule o médio de tempo gasto e confirme as consultas. Pequenas atividades podem fazer toda a diferença e gerar vantagens significativas.

Agora que entende como organizar a agenda pessoal, aproveite para nos seguir pelas redes sociais (LinkedIn, Facebook, Instagram) e ficar sempre por dentro das nossas novidades. Vamos lá!

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18 Comentários

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  1. Dicas essenciais 🙂

  2. Andriza Corrêa

    Fiquei motivada a tentar!!

  3. Organização é fundamental!

  4. O blog da Cognitivo sempre com ótimo temas. Adoro entrar e ler, sempre tem boas ficas e novos temas.

  5. Muito boas, ajuda bastante!

  6. Ótimo conteúdo!

  7. Ótimas dicas de organização !

  8. A organização pessoal é fundamental para uma melhor produção diária.

  9. muito bom!!!! dicas importantes.

  10. Gabriela da Silva

    Bem interessante!!!

  11. Ótimas Dicas!

  12. Ana Paula Dos santos

    Ótimo conteúdo!

  13. Ótimas dicas!!

  14. são ótimas dicas

  15. Dicas excelentes! ajudam muito para se organizar!

  16. Dicas muito importantes!

  17. Ótimas dicas..