Na dúvida de como administrar uma clínica? Confira 7 dicas que vão ajudar você!

A clínica de Psicologia é um dos principais campos de trabalho para quem segue carreira nessa área. Contudo, atuar como psicólogo clínico requer conhecimentos que vão além daqueles aprendidos na faculdade — o que se torna um grande desafio para os profissionais. Por isso, muitos se veem diante da dúvida: como administrar uma clínica?

A verdade é que quem trabalha com essa atividade é um profissional autônomo. Assim, sendo dono da clínica ou alugando uma sala, é sempre preciso saber gerir o próprio negócio. Isso significa que ser um ótimo psicólogo e atender com excelência não é suficiente para garantir o sucesso — é necessário também ter um bom planejamento administrativo.

Quer saber como fazer isso da melhor forma? Confira as nossas dicas a seguir!

1. Monte um planejamento estratégico para o negócio

Quando você considera que atender pacientes na clínica é ser dono de um negócio, tudo ganha uma nova dimensão. Uma das principais demandas nesse quesito é planejar estrategicamente a sua forma de trabalhar. O planejamento começa com uma pesquisa de mercado para conhecer o que outros profissionais têm feito e quais são as principais necessidades na sua área.

A partir disso, é possível basear as escolhas — por exemplo, procurar a localização que fica perto do seu público, saber em quais horários a demanda é maior e quais estratégias de marketing são mais eficientes etc.

Outro aspecto importante do planejamento estratégico para administrar uma clínica é que ele precisa ser revisitado com frequência. A procura pelo seu trabalho sofre mudanças ao longo do tempo. Com isso, é necessário parar para refazer escolhas em relação ao preço, localização e outros pontos relevantes.

2. Não confunda contas pessoais e profissionais

Esse é um dos maiores desafios para quem trabalha de forma autônoma. Quando você está em um emprego formal, recebe um salário fixo e não se responsabiliza pelas contas do trabalho, já que quem faz isso é o empregador.

A situação muda quando você é dono do próprio negócio. Gastos como aluguel, contas de luz e salário de funcionários saem da mesma quantia de onde você tira também o seu lucro. Assim, é preciso saber dividir muito bem o dinheiro que é seu e o que é da clínica.

Os psicólogos que sublocam salas ou turnos têm menos preocupações, pois os gastos são menores. Nesse caso, há o pagamento do aluguel e de algum outro custo pontual, como ações de marketing. Mas se a clínica é sua, a gestão fica mais complexa. Em ambos os casos, é preciso calcular o valor para manutenção do negócio e separá-lo do que você pode tirar como salário.

3. Estude gestão financeira

Como falamos, muitas vezes, o conhecimento para saber como administrar uma clínica não é aprendido na faculdade de Psicologia. Por isso, é muito útil que você busque estudar esse assunto por conta própria, seja fazendo algum curso pequeno na área ou adquirindo livros que ajudem no gerenciamento.

Dos aspectos administrativos, a gestão financeira costuma ser um dos mais complicados — principalmente para quem não tem muita experiência com números. Nesse sentido, instrumentos que ajudam muito são as planilhas financeiras ou os softwares de gerenciamento. Nesses programas você pode cadastrar e acompanhar as contas e o lucro da clínica.

4. Aplique estratégias de marketing

Outro conhecimento fora da Psicologia mas que faz toda a diferença no trabalho da clínica é o marketing. O psicólogo autônomo não deve apenas esperar pelos pacientes, mas pode colocar em prática diversas estratégias para se tornar mais conhecido e atrair pessoas.

Uma das maneiras de fazer isso é investir no marketing digital. Por exemplo, montando um site para compartilhar sua atuação ou sendo ativo com um perfil profissional nas redes sociais. Por meio delas, é possível publicar conteúdos e tornar a Psicologia mais próxima das pessoas.

Além disso, você pode conquistar novos pacientes estabelecendo parcerias profissionais, por exemplo, dando palestras e participando de eventos na área em que você atua. Mas atenção: ao planejar o marketing é preciso conhecer as orientações do código de ética e do conselho profissional para os psicólogos.

5. Organize o ambiente

Em uma clínica de Psicologia, o espaço é tão importante quanto a presença dos profissionais. Assim, é essencial que o paciente encontre um ambiente organizado, bonito e confortável. Os cuidados com a estrutura da clínica passam uma sensação de bem-estar e conforto estético para quem procura seu trabalho.

O mais indicado é que as paredes sejam pintadas com cores claras e neutras. Tons mais escuros podem ser usados em detalhes da decoração, como quadros ou almofadas. Tenha atenção, ainda, para adquirir móveis confortáveis e disponibilizar água e café. Organizar os documentos da recepção também é fundamental para um trabalho de qualidade.

6. Treine os funcionários

Mais um fator central na tarefa de aprender como administrar uma clínica de Psicologia é esclarecer as especificidades do negócio para os colaboradores. Trabalhar nesse ambiente requer uma série de cuidados a fim de passar confiança e deixar os pacientes sempre à vontade — por isso, o treinamento é indispensável.

O silêncio na recepção é algo muito importante, assim como o acolhimento a situações específicas, como o atendimento a pessoas com deficiência ou transtornos psíquicos. Todos os funcionários da clínica devem estar preparados para lidar com empatia e cuidado nos mais diversos casos.

7. Garanta a qualidade do atendimento

Por fim, a excelência do seu trabalho é mais um aspecto que compõe a boa administração da clínica e gera credibilidade. É importante pensar neste quesito desde o primeiro contato com o paciente: mostrar disponibilidade e respondê-lo com rapidez gera uma primeira impressão positiva.

Além disso, procurar qualificação constante é um cuidado essencial com os usuários do seu serviço. Continuar estudando e fazendo cursos na área mostra que você está interessado em melhorar seus atendimentos e acompanhar as demandas dos pacientes da melhor maneira possível.

Lembre-se de que as pessoas procuram por especialistas que passem segurança para elas. Por isso, mantenha seus perfis profissionais na internet atualizados e esclareça possíveis dúvidas sempre que for preciso. Considere, ainda, todos os feedbacks que forem passados. Assim, é possível se capacitar cada vez mais.

Agora você já sabe como administrar uma clínica de Psicologia com eficiência. Alguns aspectos são desafiadores, mas seguindo nossas dicas a tarefa fica mais fácil e é possível conquistar um retorno cada vez maior!

E então, este post foi útil? Que tal compartilhá-lo nas suas redes sociais e dividir as informações com colegas psicólogos?

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