Software de consultório: que tal facilitar o dia a dia no seu trabalho?

A tecnologia traz diversos benefícios para nossas vidas, incluindo a simplificação das tarefas do dia a dia. Hoje, contamos com aplicativos e programas que desempenham as mais diversas funções, desde aproximar amigos distantes a cuidar das finanças da casa. No campo profissional não é diferente. Para psicólogos, o software de consultório é uma ferramenta moderna que deve ser considerada por aqueles que buscam melhorar os processos cotidianos

Afinal, a evolução tecnológica pode ser observada tanto no desenvolvimento de novos equipamentos quanto na criação de soluções para melhorar a gestão e organização de um empreendimento, e é justamente nesse contexto que se insere o recurso. Quer saber mais sobre ele? Continue conosco!

Por que buscar a atualização constantemente?

Uma peça é fundamental para o sucesso profissional: os pacientes! Entre os critérios que eles usam para escolher o profissional que vai atendê-los, podemos citar:

• facilidade para marcar as consultas;
• boa infraestrutura do consultório;
• qualidade técnica do psicólogo;
• melhor relação custo-benefício.

Para satisfazer os pacientes, portanto, um profissional deve se mostrar sempre atualizado. Uma forma de mostrar que você está ligado no que há de mais moderno é aplicando a tecnologia em seu local de trabalho.

Quais são as vantagens de contar com um software de consultório?

Se você administra uma clínica ou mesmo o seu próprio consultório, certamente, está familiarizado com as dificuldades da tarefa. Controlar a agenda, coordenar as sessões e ainda cuidar do financeiro do estabelecimento são apenas algumas das obrigações que todo psicólogo gestor precisa cumprir.

Com tantas responsabilidades, nem sempre é fácil dar conta de tudo. É aí que entram os sistemas desenvolvidos especificamente para organizar o dia a dia desses profissionais. Conheça agora alguns benefícios de contar com um programa para organizar a rotina profissional!

Facilita a gestão financeira

Planejar e administrar as finanças de um consultório ou clínica não é uma tarefa trivial. Ter um sistema que permita a você não apenas controlar as contas a pagar e a receber, mas também gerar relatórios que permitam acompanhar o crescimento e os resultados do estabelecimento, é uma verdadeira mão na roda. Por meio de um software, você pode lançar:

• receitas das consultas;
• gastos com materiais;
• salários dos profissionais da clínica;
• contas fixas e variáveis;
• despesas extraordinárias.

Dessa forma, é mais fácil evitar surpresas no final do mês e ainda identificar em que pontos é possível economizar para equilibrar melhor as finanças.

Auxilia no agendamento das consultas

Quantas vezes você precisou resolver alguma pendência, mas não conseguiu porque estava tarde ou não foi possível falar com quem precisava? Frustrante, não é mesmo? Seus pacientes podem ter o mesmo sentimento quando tentam marcar uma consulta e não têm sucesso.

Por isso, a possibilidade do agendamento online costuma ser um fator muito apreciado. Além da agilidade para o paciente, o serviço também reduz a carga de trabalho das secretárias, possibilitando que elas se dediquem a outras tarefas.

Torna os prontuários mais seguros e acessíveis

Em vez de procurar as fichas dos pacientes em um armário cheio de documentos, imagine ter acesso ao prontuário com apenas alguns cliques. Essa facilidade agiliza os atendimentos, além de liberar espaço físico nos consultórios.

Optar pelo armazenamento das informações na nuvem traz ainda outras vantagens. O acesso pode ser feito de qualquer lugar por meio de um smartphone, facilitando os atendimentos de emergência. Além disso, os dados ficam salvos de forma segura, mas sem desrespeitar o sigilo profissional.

Permite o melhor controle de estoque

O seu consultório pode até não vender produtos, mas, ainda assim, é preciso controlar o estoque. Materiais de escritório, higiene e limpeza devem ser constantemente repostos antes que façam falta para profissionais e pacientes.

Um software de consultório controla o que entra e o que sai do estoque, emitindo alertas quando algo estiver para acabar. Dessa forma, você também não corre o risco de ter uma quantidade excessiva de material acumulado, evitando ocupar espaço e perder produtos devido à expiração do prazo de validade.

Otimiza a emissão de documentos

Ter todas as informações integradas em um único programa facilita diversos processos do consultório. Você pode imprimir relatórios de anamnese, criar versões eletrônicas das sessões dos clientes e gerar documentos como recibos, atestados ou contratos, sempre de forma personalizada.

Alguns programas contam com parcerias com instituições financeiras para gerar boletos e controlar automaticamente os pagamentos, simplificando ainda mais o controle das finanças.

Como escolher uma empresa para prestar esse serviço?

Há duas formas de você contar com um sistema virtual para gerenciamento de seu consultório. A primeira delas é optar por um software instalado, em que você compra o programa e instala em seu computador. Todas as informações são mantidas na máquina em que foi feita a instalação.

Atualmente, o modelo SaaS (Software as a Service ou software como um serviço), que funciona com assinaturas periódicas, tem se revelado uma ótima alternativa aos programas instalados. Entre as vantagens desse serviço, podemos incluir:

• não ocupa espaço na memória do computador;
• o sistema é atualizado constantemente;
• os dados podem ser acessados a partir de diversos dispositivos;
• as informações são armazenadas na nuvem.

Uma busca rápida na Internet lhe mostrará que existem diversas empresas vendendo esse tipo de solução para psicólogos. Veja o que considerar antes de fechar um contrato para utilização de um software para consultório.

Considere a reputação da empresa

Além de pesquisar a opinião de usuários da empresa, também é importante estar atento a outras questões, tais como se o software apresenta certificado digital com criptografia e como é o processo de atualização do programa. Os bons desenvolvedores estão sempre preocupados em inovar para atender melhor seus clientes.

Avalie o acesso do software de outros locais

Embora o ponto principal de acesso do software seja o consultório, ele também deve estar disponível quando você estiver em outros locais. Para que isso aconteça, os dados devem ser armazenados na nuvem, de forma que possam ser acessados em uma emergência, ou quando você estiver trabalhando remotamente.

Saiba onde seus arquivos estão armazenados

Como vimos, o armazenamento na nuvem facilita o acesso às informações. Além disso, ele evita que sua máquina fique lenta devido ao excesso de dados, ou que você perca tudo em caso de falhas no sistema. No entanto, o programa precisa ser protegido por senhas para que somente usuários autorizados consigam acessá-lo.

Confira o suporte e atendimento da plataforma

Nenhum sistema está completamente imune a erros. Caso eles aconteçam, você precisa ter um bom suporte para corrigi-los de forma rápida e sem prejuízos às suas atividades.

Viu como é importante contar com um software de consultório para facilitar a sua rotina profissional? Dessa forma, você ganha tempo para se dedicar a outros projetos, seja para desenvolvimento da sua carreira, seja para ter mais satisfação pessoal. Busque a solução mais adequada para suas necessidades e não tenha medo de inovar.

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